Cartes d'assurance, remises à la ligne et dates corrigibles

Trois mises à jour sont arrivées ensemble cette semaine. Voici ce qui change et ce que ça donne au comptoir.

Toutes les cartes d’assurance d’un client

Un ménage a souvent un régime par conjoint, et un enfant est habituellement couvert par les deux. Lume ne gardait qu’une seule carte active, alors ajouter la deuxième envoyait la première à l’historique. Un client peut maintenant détenir autant de cartes actives qu’il en a vraiment, et toutes s’affichent sur sa fiche.

Chaque carte porte l’ensemble des renseignements, y compris la date de naissance du titulaire. Celle-là travaille pour vous : Lume applique la règle de la date d’anniversaire pour établir quel régime est facturé en premier et marque les cartes Claim 1 et Claim 2, alors l’ordre est sur la fiche plutôt que dans la tête de quelqu’un. Une carte dont la date d’expiration est passée reste visible avec la mention Expirée au lieu de disparaître.

Vous pouvez ouvrir n’importe quelle carte pour la consulter au complet, la modifier, ou l’envoyer à l’historique. Tout ce qui est à l’historique peut être restauré, et chacun de ces changements est consigné dans le journal d’activité. Deux champs ont aussi été renommés après que des cliniques nous ont dit que les assureurs les impriment de façon interchangeable : le numéro de groupe devient Numéro de régime/groupe, et l’identifiant du membre devient Numéro de membre/certificat.

Les prestations se renouvellent à leur propre rythme

La date d’expiration d’un régime et le jour où les prestations se renouvellent sont deux dates différentes, et c’est la deuxième qui décide quand un client peut racheter des lunettes. Les cartes portent maintenant une date de renouvellement des prestations à côté de l’expiration, fixée à 24 mois après la date d’entrée en vigueur par défaut, avec un intervalle que vous pouvez changer carte par carte.

Une nouvelle campagne par défaut l’accompagne, Benefits Refresh Reminder, qui écrit au client avant ce renouvellement. Elle se place à côté de la campagne existante Insurance Renewal Reminder, qui part avant l’expiration de la carte elle-même. Le texte de cette dernière a d’ailleurs été corrigé : il parlait de prestations déjà renouvelées alors qu’elle part en réalité avant l’expiration.

Une remise sur une seule ligne

Les remises sur la commande entière ne changent pas. Ce qui est nouveau, c’est une remise manuelle sur une seule ligne, avec l’étiquette de votre choix, autant dans le constructeur de commande que sur la page de la commande. Elle s’imprime sur les soumissions et les factures de la même façon.

La raison d’y recourir, c’est la taxe. Une remise répartie sur toute la commande déplace la base taxable de chaque ligne, y compris celles que vous ne vouliez pas escompter. Une remise à la ligne est soustraite de cette ligne avant le calcul de la taxe, alors un rabais sur une monture laisse la taxe des lentilles tranquille.

Corriger la date de vente

L’horloge de la vente démarrait au moment de la saisie. Les cliniques prennent des commandes sur papier quand le plancher est occupé et les entrent quelques jours plus tard, ce qui inscrivait le revenu au jour de la saisie et imprimait ce jour-là sur la facture.

Les commandes confirmées affichent maintenant la date de vente dans l’en-tête de la facture, avec un crayon à côté. Cliquez dessus, choisissez la vraie journée, et ajoutez une note si la raison mérite d’être gardée. N’importe quel membre du personnel peut le faire, vous pouvez reculer aussi loin qu’il le faut, et les dates futures ne sont pas offertes. Les factures impriment la date de vente, et la correction apparaît dans l’historique des modifications sous forme de phrase nommant les deux journées.

Les dates de soumission se modifient de la même manière, et la fenêtre offre là une option confirmer automatiquement cette commande qui crée la commande, la confirme et date la vente d’un seul geste. La page Nouvelle commande accepte aussi une date de vente facultative pendant la saisie, ce qui vous évite de rouvrir la commande ensuite. Laissez le champ vide et rien ne change à l’enregistrement d’une commande.

Corriger un paiement, pas seulement son mode

Vous pouviez déjà corriger un paiement enregistré avec le mauvais mode. Le montant se corrige maintenant lui aussi, sur les paiements comme sur les remboursements, alors 500 $ saisis comme 50 $ n’ont plus à être rattrapés par un second paiement qui n’a jamais eu lieu.

Lume revérifie les plafonds à l’enregistrement : un paiement ne peut pas dépasser ce que la commande doit encore, un remboursement ne peut pas dépasser ce qui a été encaissé, et un paiement ne peut pas descendre sous les remboursements déjà pris dessus. Le sens d’une ligne, lui, reste fixe. Un remboursement enregistré comme un paiement, ce sont deux événements à défaire, pas une coquille à écraser.